Procesi u Nabavi – Primjer Učinkovitog Vođenja Nabavnog Procesa Procesi u Nabavi – Primjer Učinkovitog Vođenja Nabavnog Procesa Nabava je ključna funkcija u svakoj organizaciji koja osigurava pravovremeno i isplativo dobavljanje potrebnih roba i usluga. U ovom članku ćemo prikazati konkretan primjer kako izgleda učinkovit nabavni proces, korak po korak, te ponuditi savjete kako ga unaprijediti. Kroz praktičan primjer ćete vidjeti kako optimizacija nabavnih procesa može poboljšati ukupnu poslovnu učinkovitost.

1. Što su Procesi u Nabavi?

Procesi u nabavi obuhvaćaju sve aktivnosti koje organizacija provodi radi osiguranja potrebnih dobara i usluga. Ovi procesi uključuju identifikaciju potreba, odabir dobavljača, sklapanje ugovora, praćenje isporuke i upravljanje zalihama. Dobro organizirani procesi u nabavi omogućavaju smanjenje troškova, poboljšanje kvalitete proizvoda i usluga te osiguravanje kontinuiteta poslovanja.

2. Primjer Procesa u Nabavi

U nastavku donosimo primjer kako se provodi nabavni proces u srednje velikoj proizvodnoj tvrtki.

Korak 1: Identifikacija Potreba

Tvrtka XYZ proizvodi namještaj i suočava se s povećanom potražnjom za svojim proizvodima. Prvi korak u nabavnom procesu je identifikacija potreba – u ovom slučaju, potrebne su sirovine poput drveta, vijaka i ljepila. Primjer: Tim za planiranje proizvodnje analizira narudžbe i utvrđuje da će biti potrebne veće količine drveta visokog kvaliteta kako bi se zadovoljili rokovi isporuke. Nakon toga, odjel nabave započinje s planiranjem nabave.

Korak 2: Istraživanje Tržišta i Prikupljanje Ponuda

Nakon što su potrebe identificirane, slijedi istraživanje tržišta i prikupljanje ponuda od dobavljača. Cilj je pronaći dobavljače koji mogu isporučiti potrebne materijale po konkurentnim cijenama i u željenom roku. Primjer: Odjel nabave kontaktira nekoliko dobavljača drveta i prikuplja ponude. Dobavljači dostavljaju ponude koje uključuju cijene, rokove isporuke i uvjete plaćanja. Prikupljeni podaci se zatim analiziraju kako bi se odabrao najpovoljniji dobavljač.

Korak 3: Procjena i Odabir Dobavljača

Nakon prikupljanja ponuda, tvrtka analizira dobavljače prema kriterijima kao što su cijena, kvaliteta materijala, pouzdanost i prethodna suradnja. Primjer: Tim za nabavu odlučuje odabrati dobavljača s najpovoljnijom ponudom, ali i najboljom reputacijom za pravovremenu isporuku i kvalitetu proizvoda. Kriteriji odabira uključuju fleksibilnost dobavljača u vezi s količinama i mogućnošću brze reakcije na neočekivane promjene u narudžbama.

Korak 4: Pregovaranje i Sklapanje Ugovora

Nakon odabira dobavljača, slijedi pregovaranje o uvjetima suradnje i sklapanje ugovora. U ovoj fazi dogovaraju se ključni uvjeti poput cijene, roka isporuke, kvalitete i uvjeta plaćanja. Primjer: Tvrtka XYZ pregovara s dobavljačem o uvjetima plaćanja i postavlja stroge rokove isporuke zbog povećane potražnje. Ugovor se sklapa i jasno definira sve obveze obje strane.

Korak 5: Praćenje Isporuke i Kvalitete

Nakon sklapanja ugovora, tvrtka prati isporuku drveta i provodi kontrolu kvalitete kako bi se osiguralo da materijal zadovoljava standarde. Primjer: Odjel skladišta u tvrtki XYZ prima prvu pošiljku drveta i provodi inspekciju kako bi provjerio kvalitetu. Zaposlenici bilježe stanje materijala i uspoređuju ga s ugovorenim specifikacijama. Ako se uoče nesukladnosti, odmah se kontaktira dobavljač kako bi se riješio problem.

Korak 6: Upravljanje Zalihama i Plaćanje

Upravljanje zalihama ključan je korak u osiguravanju kontinuirane proizvodnje. Nakon što su svi materijali isporučeni i odobreni, slijedi plaćanje prema uvjetima dogovorenim u ugovoru. Primjer: Tvrtka XYZ koristi softver za upravljanje zalihama koji omogućava praćenje količina materijala u stvarnom vremenu. Zalihe se redovito ažuriraju, a plaćanja se vrše prema dogovorenim uvjetima s dobavljačima, što osigurava dugoročne dobre odnose i stabilnost u nabavi.

3. Optimizacija Procesa u Nabavi

Nakon završetka nabavnog procesa, važno je analizirati izvedbu i identificirati mogućnosti za poboljšanje. Optimizacija procesa može uključivati digitalizaciju, unapređenje komunikacije s dobavljačima ili poboljšanje interne koordinacije.

Savjeti za optimizaciju:

• Automatizacija nabave: Koristite softver za automatizaciju narudžbi, praćenje isporuka i vođenje evidencija.
• Redovita evaluacija: Redovito procjenjujte učinkovitost dobavljača i prilagođavajte strategije nabave prema potrebama.
• Obuka zaposlenika: Osigurajte kontinuiranu edukaciju zaposlenika zaduženih za nabavu kako bi bili u tijeku s najnovijim trendovima i tehnologijama.

4. Zaključak

Procesi u nabavi, kao što je prikazano u ovom primjeru, ključni su za osiguranje neometanog poslovanja i optimizaciju troškova. Kroz jasnu proceduru koja uključuje identifikaciju potreba, odabir dobavljača, pregovaranje, praćenje isporuka i upravljanje zalihama, organizacije mogu značajno unaprijediti svoju učinkovitost. Optimizacija ovih procesa kroz automatizaciju i kontinuiranu evaluaciju donosi dugoročne benefite i osigurava konkurentsku prednost na tržištu.  

---

Dalibor Katić

---

Udruga “Putokaz” Server – MyDataKnox